Innovative Unternehmen sind auf eine gründliche Analyse ihres Marktumfelds angewiesen, wenn sie Erfolg haben wollen. Für ihre Patentierungsstrategien brauchen sie genaue Prognosen zur Stärke ihrer Anmeldungen und zu möglicherweise auftretenden Problemen. Nicht wenige verlassen sich auf den Recherchenbericht des EPA, einschließlich der schriftlichen Stellungnahme zur Patentierbarkeit, und treffen auf dieser Grundlage wichtige Unternehmensentscheidungen oder werben Investitionen ein. Frühestmögliche Sicherheit schafft Vertrauen und wird von unseren Nutzern erwartet, und zwar zu Recht.
Feedback – Gehör für unsere Nutzer
Das EPA kommuniziert über die unterschiedlichsten Kanäle mit Anmeldern und Nutzern: ob auf institutioneller Ebene (z. B. durch die im Verwaltungsrat und im SACEPO vertretenen großen Industrieverbände) oder über persönliche Kontakte, Feedback-Formulare, E-Mail, unseren Telefondienst oder unsere Key Account Manager. Ein weiteres Forum ist die jährliche Anmelderbefragung, bei der wir in Telefoninterviews proaktiv Rückmeldungen von über 2 000 Anmeldern und Patentanwälten aus aller Welt einholen. Die Befragung, die jedes Jahr für ein Drittel aller technischen Gebiete durchgeführt wird, ergab 2015, dass 81 % der Nutzer mit unseren Recherchendiensten und 75 % mit der Sachprüfung zufrieden oder sehr zufrieden sind.
Das Qualitätsmanagementsystem (QMS) des EPA ist seit Kurzem ISO-zertifiziert (ISO 9001), und zwar für den gesamten Patentprozess, von der Einreichung über die Veröffentlichung
und Erteilung bis hin zum Einspruchs-, Beschwerde- und Widerrufsverfahren und darüber hinaus auch für die Patentinformationsdienste.
Dabei ging es nie ausschließlich um Qualitätskontrolle. Vielmehr hat das Amt, indem es Systeme implementiert hat, die der
Detailgenauigkeit und Fehlervermeidung dienen, neben seiner Qualität auch seine Produktivität verbessert. Fehler zu korrigieren,
kostet Zeit, und zwar wesentlich mehr Zeit, als die Fehler von vornherein zu vermeiden. Nicht nur hat das Mehr an Qualität
dem EPA keine höheren Kosten verursacht, es hat überdies zu einem Effizienzgewinn geführt. Davon profitieren auch die Nutzer:
eine Qualitätskonformität von 98,6 % bei der Recherche und von 98,7 % bei der Sachprüfung (beide deutlich über dem Ziel von
95 %) sprechen für sich.
Durch eine schrittweise Anhebung des Personalanteils, der in den Kernbereichen, also in der Recherche und der Sachprüfung, tätig ist, und durch eine stärkere Fokussierung der Prüfer auf eben diese Kerntätigkeiten, konnte das Amt seine Produktivität steigern. Der Quantensprung von 14 % bei den Produktionszahlen für 2015 sticht dabei besonders heraus. Dazu beigetragen haben viele Faktoren, nicht zuletzt die Einführung eines neuen, leistungsbezogenen Laufbahnsystems (das den alten, auf dem Dienstalter basierenden Automatismus abgelöst hat).
Ein wichtiger leistungsfördernder Faktor war auch die weitere Umsetzung des Programms "Early Certainty from Search", in dessen Rahmen die Prüferkapazitäten stärker auf die Erstellung von Recherchenberichten, einschließlich einer schriftlichen Stellungnahme zur Patentierbarkeit, konzentriert werden. Die Pünktlichkeit in diesem Bereich wird allseits geschätzt. Mittlerweile werden die meisten Recherchenberichte (89 %) innerhalb der angestrebten sechs Monate erstellt, bis Sommer 2016 sollen es ausnahmslos alle sein. Auslöser für diese Initiative waren die Anmelder selbst, die dem EPA mitgeteilt haben, dass sie zwar Wert auf unsere qualitativ hochwertigen Recherchen legen, aber noch mehr Wert darauf, diese auch frühzeitig zu erhalten.
Das kostenlose PACE-Programm des EPA bietet Anmeldern die Möglichkeit, die Bearbeitung ihrer Anmeldungen zu beschleunigen (Recherche und/oder Prüfung). Nicht alle Anmelder möchten oder müssen ihre Anmeldungen zügig bearbeiten lassen, aber für diejenigen mit dringenden geschäftlichen Erfordernissen kann das EPA bestimmte, besonders bedeutsame Fälle je nach Kapazität der betreffenden Prüfungsabteilung priorisieren. Als Reaktion auf das Feedback unserer Nutzer im Jahr 2015 wurde das Programm zum Jahresbeginn 2016 etwas modifiziert.
Trotz der gestiegenen Nachfrage (z. B. 12 % mehr Anmeldungen in den letzten fünf Jahren) hat das EPA seine Kosten konsequent unter Kontrolle gehalten. Die Erweiterung unserer Datenbankbestände und die Investitionen in eine moderne IT-Umgebung werden sich schon allein aufgrund der oben erwähnten Leistungszuwächse rentieren. All dies wird ohne bzw. nur mit geringen Kosten für die Nutzer erreicht: 2015 wurden keine Gebühren erhöht, die im April 2016 anstehende zweijährliche Gebührenerhöhung wird sich auf 1 % beschränken, und bei den Gebühren für die internationale Recherche und den internationalen vorläufigen Prüfungsbericht - immerhin unsere gefragtesten Dienstleistungen - wird es auch dann keine Anhebung geben. Und Patentschutz in Europa wird demnächst sogar noch kostengünstiger, wenn nämlich mit Einführung des einheitlichen Patents zu den derzeitigen Kosten für vier Staaten Schutz in 13 oder mehr Staaten erlangt werden kann.
Das einheitliche Patent ist nur ein Aspekt des globalen Trends hin zu einer Harmonisierung und Vereinfachung des Patentsystems. Die Patentämter weltweit müssen ein offenes Ohr für die Bedürfnisse ihrer Anmelder haben und auf diese reagieren. Unsere Nutzer waren die treibende Kraft hinter vielen der jüngsten Entwicklungen im EPA und werden auch in Zukunft wichtige Partner für uns bleiben.
