L'établissement d'un système des brevets "bon et juste" en Europe a dès le départ joué un rôle central dans la création de
l'OEB. Fondé sur une procédure à plusieurs étapes et sur les normes juridiques élevées ancrées dans la Convention sur le brevet européen, le nouveau système des brevets fut créé dans le but explicite de renforcer l'innovation en Europe. Bien que conçu dès les
années 1970, le système portait en lui tous les ingrédients qui allaient en faire un modèle de qualité pour les brevets. Sa
réussite est éloquente : non seulement la demande des services fournis par l'OEB ne cesse de croître, avec 274 000 dépôts
en 2014, mais l'OEB effectue 40 % des recherches internationales mondiales et la moitié des examens préliminaires internationaux
au titre du PCT.
Grâce à la qualité de ses produits et services, l'OEB jouit actuellement d'une excellente réputation parmi les spécialistes de la PI du monde entier. Un contingent d'examinateurs hautement qualifiés - plus de 4 000 scientifiques et ingénieurs - procède aux recherches et aux examens des demandes au moyen d'outils et de procédures efficaces et ultra-modernes. Il en résulte des brevets de haute qualité, qui se distinguent par leur fiabilité juridique et fournissent une base décisionnelle solide aux inventeurs et aux investisseurs en technologie de tous les horizons géographiques.
La demande croissante de brevets confronte l'OEB à des défis administratifs et procéduraux de taille : près de 750 000 dossiers actifs sont en instance à tout moment, engendrant 5 millions d'interactions chaque année (requêtes, recherches et examens, mises à jour des dossiers et des situations juridiques, taxes et administration, suivi des demandes, rappels divers). L'OEB met tout en oeuvre pour maîtriser sa charge de travail dans le souci de la qualité, de l'efficacité, du respect des délais et de la cohérence, utilisant pour ce faire ce qu'il y a de plus moderne en matière de communication électronique et attachant une grande importance à l'amélioration des processus internes.
En 2014, le système de gestion de la qualité appliqué par l'OEB à sa procédure de délivrance des brevets a été certifié par la norme internationale de qualité ISO 9001. De nouveaux mécanismes
de contrôle ont été mis en place pour améliorer la détection, la rectification et le traitement des produits non conformes,
assurant ainsi un perfectionnement continu de la qualité des produits et des processus. Ces mécanismes sont sous-tendus par
une série d'indicateurs de performance clés prenant en compte les résultats des enquêtes réalisées auprès des utilisateurs, les vérifications internes et les contrôles
de qualité opérationnels, et permettant d'évaluer les progrès et de fixer à bon escient les priorités.
"Nous savons que nous produisons de la qualité, mais nous aurions tort de relâcher notre vigilance. La certification ISO 9001 cautionne le système de gestion de la qualité que nous avons mis en place - et fera désormais l'objet d'une vérification à intervalles réguliers", affirme Jörg Machek, directeur "Analyse qualité et stratégie qualité" à l'OEB.
En 2014, l'OEB a également introduit un système de priorités interne intitulé "Early Certainty from Search". Destiné à supprimer les retards, ce projet prévoit la publication par l'OEB, dans les six mois à compter du dépôt, de tous les rapports de recherche et de tous les avis sur la brevetabilité établis par écrit. Ce système vise aussi à garantir que les examens accélérés soient réalisés dans les délais annoncés. Il profitera aux sociétés et aux inventeurs désireux d'obtenir une protection par brevet en Europe, en leur permettant d'asseoir leurs stratégies de PI sur une base solide, à un stade très précoce de la procédure de délivrance des brevets. Il bénéficiera aussi au public, car en donnant très tôt un aperçu de l'état de la technique et de la brevetabilité, il augmentera la transparence des droits de brevets en instance en Europe.
Il va de soi que la qualité d'un brevet dépend aussi de l'accessibilité de la documentation la plus pertinente, en sorte que
l'état de la technique adéquat puisse être identifié, évalué et cité. Développée conjointement avec l’Office des brevets et des marques des États-Unis, la Classification coopérative des brevets (CPC), est fondée sur les normes internes de classification de l'OEB. Elle fournit un système efficace de classification
et de récupération de documents. Le succès croissant rencontré auprès de maints offices de brevets à travers le monde, dont
l'Office d'État de la propriété intellectuelle de la République populaire de Chine, montre que la CPC est désormais la future
norme mondiale en matière de classification.
La quantité et l'importance de l'art antérieur en provenance d'Asie - notamment du Japon, de la Corée et de la Chine - ne cessent de croître. Espacenet, la base de données d'antériorités de l'OEB, rassemble plus de 90 millions de documents de brevets, et les examinateurs accèdent à d'autres sources complémentaires quand cela est nécessaire. Aussi la gamme de documents pertinents cités par l'OEB est-elle plus étendue que celle citée par n'importe quel autre office, avec 20 % des citations en provenance de sources asiatiques. Grâce aux progrès réalisés par les outils de traduction automatique tels Patent Translate, la barrière linguistique n'est plus ce qu'elle était. Le service Patent Translate fournit une traduction automatique à la volée dans et à partir de 32 langues, à savoir les 28 langues des États membres de l'OEB, plus le chinois, le japonais, le coréen et le russe. Patent Translate est sollicité plus de 20 000 fois par jour par les utilisateurs et les offices de brevets à travers le monde.
Comme l'affirme Karin Seegert, Directrice principale "Polymères & Chimie industrielle" à l'OEB, "la qualité est au centre de nos objectifs, et pour les atteindre, nous avons besoin des meilleurs talents et des meilleurs
outils, ainsi que d'une culture organisationnelle axée sur la qualité et le service".
La politique que nous menons en matière de qualité concerne aussi notre ressource la plus précieuse, à savoir notre personnel. L'OEB applique des normes de recrutement rigoureuses pour s'assurer que ses agents sont à la hauteur de la mission très exigente qui leur est confiée. Les examinateurs de brevets de l'OEB sont par conséquent des scientifiques et des ingénieurs hautement qualifiés, nombreux étant parmi eux les titulaires de doctorats. Des campagnes de recrutement ciblées aident l'OEB à pourvoir ses besoins en effectifs dans les domaines technologiques qui évoluent rapidement et à maintenir à long terme son potentiel de compétence technique dans ces domaines.
Un autre fait marquant est le nombre croissant de demandes de brevet déposées parallèlement auprès des cinq plus grands offices
de brevets dans le monde, à savoir l'OEB et les offices de la Chine, du Japon, de la Corée et des États-Unis. Renforcer la
qualité des brevets est donc un objectif stratégique dans notre partenariat avec ces offices. L'expertise de l'OEB et son
approche en matière de pratiques et de procédures sont très demandées. Une multitude d'offices de brevets dans le monde utilisent
par exemple le système de classification coopérative des brevets et le moteur de recherche spécialisé EPOQUE. Grâce à la longueur
d'avance qu'il détient dans un grand nombre de ces projets au niveau bilatéral ou multilatéral, l'OEB acquiert, par son approche
de la qualité, une forme de puissance douce en Europe qui reflète sur un plan international les desseins de ses pères fondateurs.
