Qualität, unsere oberste Priorität

Erfinder und Technologieunternehmen wissen um die Bedeutung von Qualität. Sie benötigen hochwertige Materialien und Prozesse, damit sie den Markt mit hochwertigen Produkten und Diensten beliefern können. Nach diesem Vorbild bemüht sich auch das EPA sicherzustellen, dass seine Produkte und Dienste pünktlich, sachdienlich und von höchster Qualität sind.

Das EPA ist stolz, dass es bei seinem unermüdlichen Streben nach hoher Qualität 2017 weitere Verbesserungen erzielen konnte. Vergangenen Juni setzte SACEPO, der Ständige Beratende Ausschuss beim EPA, eine Untergruppe ein, die sich ausschließlich mit der Qualität im EPA befasst. Einen Monat später veröffentlichte das EPA seinen allerersten Qualitätsbericht, der es für die Nutzer transparent macht, wie wir Qualität messen, wie die Nutzer über unsere Qualität denken und welche Verbesserungen wir für die Zukunft planen. Beide Maßnahmen sind Beispiel für den offenen Dialog, den wir mit unseren Nutzern führen, ob durch formale messbare Instrumente wie Umfragen oder weniger formale Treffen und Diskussionen; auf diese Weise erhalten wir Feedback und die Möglichkeit, uns kontinuierlich zu verbessern.

Letzten Dezember haben wir erneut die ISO-9001-Zertifizierung unseres Qualitätsmanagementsystems für den gesamten Patentprozess erworben, und zwar nach der neuen strengeren ISO-Norm. Die Zertifizierung umfasst nicht nur unser Qualitätsmanagement für den Patenterteilungsprozess, sondern auch die Betreuung und Weitergabe von Patentinformationen und alle Post-Grant-Aktivitäten (wie Einspruch, Verwaltung und Register). Bei der Rezertifizierung wurden keinerlei Nichtkonformitäten festgestellt. Zudem dürfte laut ISO-9001-Audit die jüngste Umstrukturierung unseres Kerngeschäfts zu Qualitätssteigerungen beitragen.

Qualitätsmanagement bedeutet viel mehr als nur Qualitätskontrolle, d.h. Kontrollen der fertigen Produkte. Es geht vielmehr um die Neugestaltung von Prozessen, um potenzielle Fehlerquellen zu reduzieren oder zu eliminieren. Je weniger Fehler gemacht werden, umso weniger Zeit wird darauf verwendet, sie zu beheben, sodass es möglich war, dank verbesserter Qualität größere Effizienz und Produktivität zu erzielen - dies widerspricht der Annahme, dass Produktivität nur auf Kosten der Qualität steigen kann. Die weiterhin hohen Bewertungen bei der Nutzerzufriedenheit, die im Qualitätsbericht und in der unabhängigen Nutzerumfrage der Zeitschrift IAM zu finden sind, zeigen, dass die Anmelder unseren Fokus auf Qualität zu schätzen wissen und dass die neu eingeführten Maßnahmen zu erneuten Qualitätssteigerungen beitragen.

Umstrukturierung und Straffung

Der Anfang 2018 abgeschlossenen Umstrukturierung des Patenterteilungsbereichs des Amts lag ebenfalls das Streben nach Qualität zugrunde. Die Hauptdirektion Qualitätsmanagement umfasst nun auch die Nutzerunterstützung, denn die Dienste für die Nutzer und deren offene Rückmeldungen sind für die Qualitätspolitik des Amts von zentraler Bedeutung. Unsere Prozesse zur Bearbeitung von Anmeldungen wurden verbessert, um die Zahl der sogenannten "Übergabepunkte" zwischen Teams zu reduzieren. Durch die Eingliederung der Formalsachbearbeiter in Prüfergruppen erreichte das EPA die durchgängige Bearbeitung von Patentanmeldungen durch ein Team. Damit ist jedes Team für sämtliche Aspekte der von ihm bearbeiteten Anmeldungen bis hin zu den Bearbeitungsgebühren zuständig. Jede einzelne Entscheidung, ob ein Patent erteilt oder die Anmeldung zurückgewiesen wird, wird von drei Prüfern getroffen, die die geleistete Arbeit und die entsprechenden Schlussfolgerungen überprüfen. Aus diesem Grund zeigen Qualitätsaudits von stichprobenartig ausgewählten Fällen hohe Raten bei der Erfüllung der Qualitätsanforderungen bei Recherche (95,1 %) und Erteilung (84,7 %).

Eine Art von Crowdsourcing

Über die Datenbanken des EPA haben unsere Prüfer Zugriff auf mehr als 800 Millionen Datensätze. Außerdem fordert das EPA Erfinder und Experten auf, das EPA dahingehend zu unterstützen, dass Patente nur auf wirklich verdiente Erfindungen erteilt werden. Während des Prüfungsverfahrens können beim EPA zu jeder anhängigen Anmeldung Einwendungen Dritter eingereicht werden. In den neun Monaten nach der Erteilung kann jeder, der entsprechende Argumente hat, Einspruch gegen ein Patent einlegen. Insgesamt wird nur gegen rund 4 % der erteilten Patente Einspruch eingelegt, und etwa zwei Drittel der angefochtenen Patente bestehen vollständig oder in geänderter Form weiter. Bei der jüngsten Umstrukturierung im EPA wurden auch fünf eigene Einspruchsdirektionen geschaffen, um die Verwaltung für diese oft komplexen Anfechtungsfälle zu straffen und Fachwissen und Kompetenz auf die erfahrensten Prüfer zu konzentrieren.

Pünktlichkeit ist wichtig

Pünktlichkeit ist untrennbar mit Qualität verbunden. Ein brillianter umfassender Recherchenbericht, der zu spät fertig wird, hat für den Anmelder keinen Nutzen, und Dritten ist mit Unsicherheit, die durch langwieriges Prüfen der Patentanmeldungen ihrer Konkurrenten verursacht wird, nicht gedient. Aus diesem Grund hat das EPA seit 2014 große Anstrengungen unternommen, die Recherchendauer zu verkürzen. Jetzt, da sich die durchschnittliche Zeitdauer bis zur Erstellung des Recherchenberichts auf gerade mal 4,8 Monate (bei einem Ziel von 6 Monaten) verkürzt hat, kann sich das EPA auf die Dauer von Prüfungs- und Einspruchsverfahren konzentrieren (2017 Rückgang auf 22,1 Monate bzw. 22,4 Monate).

Die Glaubwürdigkeit des gesamten Patentsystems beruht auf Rechtssicherheit zugunsten von Erfindern, Gesellschaft und Wirtschaft. Alle Anmelder verlassen sich auf die Qualität der EPA-Produkte, um informierte Entscheidungen zu treffen. Daher hat die Qualität für das EPA weiterhin oberste Priorität und steht bei allen Aspekten unseres Kerngeschäfts - Personal, Tools, Verfahren und Recht - im Mittelpunkt.